SOFTEAM - Politique de confidentialité pour les prospects et clients

 

SOFTEAM vous informe qu’elle place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés.

La présente Politique s’adresse aux prospects et clients : elle illustre l’attachement que SOFTEAM porte au respect des libertés et droits fondamentaux, à la vie privée et à la protection des données personnelles.

Cette Politique énonce les principes et lignes directrices suivis pour la protection de vos Données Personnelles.

La présente Politique a pour objectif de vous informer sur : les données personnelles collectées par SOFTEAM et les raisons de cette collecte, la manière dont sont utilisées vos données personnelles ainsi que vos droits sur vos données personnelles.

Cette politique s’applique à toutes les données personnelles traitées par SOFTEAM à l’égard des prospects et client. Les opérations de traitement sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect de la règlementation en vigueur ; notamment le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018, la loi « Informatique et Libertés » (LIL) du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que ses décrets d’application.

Définitions

• Cookie : fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web. Ce fichier est automatiquement renvoyé lors de contacts ultérieurs avec le même domaine.
• Données à caractère personnel, Données personnelles ou Données : correspond à toutes informations relatives à une Personne Concernée identifiée ou identifiable permettant de l’identifier directement ou indirectement.
• Destinataires de données : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
• Durée de conservation : durée imposée par le droit et/ou choisie par le responsable de traitement, au terme de laquelle les données peuvent être supprimées.
• Finalité : but/objectif principal de l’utilisation de Données personnelles. Les données sont collectées pour un but bien déterminé et légitime et ne sont pas traitées ultérieurement de façon incompatible avec cet objectif initial.
• Personne Concernée : signifie toute personne physique identifiée ou identifiable à laquelle se rapportent les Données personnelles traitées. Est réputée être une personne identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (ex : nom, numéro d’identification, identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale). Dans le cadre du site softeam.com/fr, l’utilisateur personne physique est la Personne Concernée.
• Responsable de traitement : personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens de ce traitement.
• Sous-traitant : personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du responsable de traitement.
• Traitement de Données personnelles : concerne toutes les opérations ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) portant sur des Données personnelles ou des ensembles de Données personnelles ;
• Transfert de Données personnelles ou Transfert : toute action d’envoi, communication, copie, transmission, diffusion ou accès à distance à des Données personnelles, quel que soit le support ou le moyen de communication utilisé.
• Violation de Données personnelles : toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données personnelles.

Responsable de traitement

Vos données sont traitées par la société SOFTEAM, filiale du Groupe DOCAPOSTE, au capital de 6 460 016,00 euros, dont le siège social est situé au 45 Bd Paul Vaillant – 94200 Ivry Sur Seine, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro SIRET 493 241 897.

SOFTEAM traite vos Données en agissant en qualité de responsable de traitement.

Finalités des traitements de données opérés sur le site internet

Les objectifs de traitements (finalités) de vos Données mis en œuvre par SOFTEAM sont les suivants :

• Gestion des clients concernant les contrats, factures et la comptabilité ;
• Gestion des réclamations et de l’après-vente ;
• Gestion des impayés et du contentieux ;
• Gestion d’opérations techniques de prospection (notamment enrichissement et mise à jour de bases de données) ;
• Réalisation d’opérations de sollicitations (prospection commerciale) ;
• Elaboration de statistiques commerciales ;
• Gestion de vos demandes d’exercice de droits (accès, rectification, opposition, etc.) ;
• Tenue d’une liste d’opposition à la prospection (« liste repoussoir ») ;
• Gestion de la comptabilité.

Bases juridiques du traitement de données

Les traitements de vos Données effectués pour gérer nos clients (contrats, factures et comptabilité) ainsi que gérer les réclamations et l’après-vente reposent sur l’existence d’un contrat ou de mesures précontractuelles entre les deux parties (vous et SOFTEAM).  

Le traitement de vos Données effectué pour gérer les impayés et le contentieux repose sur l’intérêt légitime de SOFTEAM (défense des intérêts de l’entreprise).

Les traitements de vos Données effectués pour gérer des opérations techniques de prospection, réaliser des opérations de sollicitation et élaborer des statistiques commerciales reposent sur l’intérêt légitime de SOFTEAM (développement de l’activité commerciale de l’entreprise).

Les traitements de vos Données effectués pour gérer vos demandes d’exercices de droits, tenir une liste d’opposition à la prospection et gérer la comptabilité sont fondés sur des obligations légales.

Données à caractère personnel traitées & sources (directe et indirecte)

Qu’il s’agisse de collecte directe et/ou indirecte de vos Données, SOFTEAM traite les mêmes catégories de données.
Il s’agit de :

• Données d’identification (nom, prénom, adresse mail et occasionnellement le numéro de téléphone) ;
• Données relatives à la vie professionnelle (poste, nom de l’entreprise) ;

La collecte directe de SOFTEAM est permise grâce à la fourniture volontaire de vos données lors d’échanges professionnels variés (lors de missions, conférences, « grand rendez-vous thématique », présentations de produits/services, etc.).

La collecte indirecte de SOFTEAM se fonde sur plusieurs sources :

• Des sources accessibles au public comme les réseaux sociaux (LinkedIn notamment) ;
• Des sources non accessibles au public comme les contacts de nos personnels ;
• Des fournisseurs de données/partenaires commerciaux tel que ADN DATA.

Durées de conservation

Dans le cadre des traitements de données opérés à l’égard des prospects, SOFTEAM conserve vos Données pendant une durée de 3 ans, suivant le dernier contact de votre part.

Dans le cadre des traitements de données opérés à l’égard des clients, SOFTEAM conserve vos Données pendant une durée de 5 ans, à compter de la fin de la relation contractuelle.

En revanche, vos données sont susceptibles d’être conservées plus longtemps au titre d’obligations légales spécifiques ou au regard des délais de prescription légales applicables.

Enfin, à l’issue des durées de conservation indiquées, SOFTEAM supprimera toutes vos Données (aucun archivage final ni anonymisation n’est réalisé).

Catégories des personnes concernées par les traitements

Les personnes concernées par les traitements de données à caractère personnel indiqués dans la partie « Finalités des traitements de données opérés par SOFTEAM en tant que RT » sont :

• Les prospects de SOFTEAM ;
• Les clients de SOFTEAM.

Transfert de Données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE)

Les Données Personnelles traitées par le groupe DOCAPOSTE sont hébergées au sein de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE).

Vos Données personnelles traitées par SOFTEAM ne font pas l’objet d’un Transfert en dehors de l’Espace Economique Européen.

Destinataires ou catégories de destinataires des données

Vos données sont en partie envoyées ou mises à disposition de services internes de SOFTEAM et/ou de ses filiales (services/personnes ayant accès à vos données), à savoir :

• La direction de SOFTEAM et/ou de ses filiales ;
• Le service commercial de SOFTEAM et/ou de ses filiales ;
• Le service chargé de la communication et du marketing ;
• Certains commerciaux en fonction de leur périmètre respectif et/ou de commerciaux de ses filiales ;
• Les consultants en charge des offres pour réaliser des présentations/pitchs (le cas échéant), directement de SOFTEAM et/ou de ses filiales.

Les Données collectées directement ou indirectement par SOFTEAM peuvent être amenées à être traitées pour son compte.

Au regard des finalités poursuivies par ce traitement, les données des prospects et clients sont destinées au(x) sous-traitant(s) suivant(s) :

Destinataire	Type de traitements réalisés	Transfert de données hors UE
HUBSPOT	Gestion de la liste d’opposition « Support » des campagnes de prospection commerciale (réalisées via l’outil Hubspot)	Non l’hébergement des données est réalisé en Allemagne

Sécurité des Données personnelles

Vos Données personnelles sont conservées dans des conditions de sécurité et de confidentialité adaptées, SOFTEAM ayant déployé une politique de sécurité prévoyant des mesures organisationnelles et techniques conformes à l’état de l‘art et aux référentiels applicables.

Droits des personnes concernées (clients et prospects de SOFTEAM)

Les traitements de vos Données reposent sur plusieurs intérêts légitimes de SOFTEAM, parfois sur votre consentement ou l’existence d’un contrat/de mesures précontractuelle ainsi que sur des obligations légales. Ces bases légales sont susceptibles d’affecter vos droits et libertés.  

Conformément à la règlementation en vigueur, nous vous rappelons que vous pouvez exercer les droits suivants auprès de SOFTEAM :

• Droit d’accès : vous avez le droit, sans justification préalable, de demander directement à SOFTEAM d’accéder aux Données personnelles qui vous concernent. Ainsi, tout utilisateur aura le droit d’accéder à ses Données en s’adressant au service en charge de la protection des données ;
• Droit à la rectification de vos Données personnelles : en cas de traitement de vos Données personnelles, SOFTEAM met en œuvre des mesures appropriées pour garantir l’exactitude de vos Données et leur mise à jour pour les Finalités auxquelles elles ont été collectées. Si vos Données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’obtenir leur rectification ;
• Droit à l’effacement de vos Données personnelles : vous avez le droit de demander, dans certaines situations particulières que des Données personnelles vous concernant soient effacées. Ce droit à l’effacement peut notamment être exercé par les Personnes Concernées lorsque ;
• Droit à la limitation: vous pouvez contester l’exactitude des Données utilisées par SOFTEAM ou vous opposer à ce que vos Données soient traitées, le Responsable de traitement est habilité à instruire et examiner votre demande. Pendant ce délai d’instruction de celle-ci, vous pouvez demander à SOFTEAM de geler l’utilisation de vos Données tout en les conservant ;
• Droit à la portabilité : vous disposez de la possibilité de récupérer une partie de vos Données personnelles sous format ouvert et lisible pour une réutilisation à des fins personnelles ;
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données post-mortem : vous avez la possibilité de définir vos directives relatives au sort de vos données après votre mort ;
• Droit de refuser de faire l’objet d’une décision reposant entièrement sur un procédé automatisé(y compris le profilage) : SOFTEAM confirme ne pas faire de profilage, ni ne prendre aucune décision entièrement automatisée qui entraînerait des conséquences juridiques vous concernant ;
• Droit d’opposition ou droit au retrait du consentement : Vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer à ce que vos Données fassent l’objet d’un Traitement. Dans le cas où vous souhaiteriez vous opposer à un traitement de Données reposant sur votre consentement, vous devrez retirer votre consentement (et non « vous opposer au traitement »).

 

Selon les situations, un ou plusieurs de ces droit(s) ne pourra(ont) être satisfait(s), par exemple :

• S’il existe un ou des motifs légitimes et impérieux qui imposent de continuer à traiter vos Données personnelles ;
• Si vos Données personnelles sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
• Si une obligation légale impose de conserver vos Données.

 

Pour toutes demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter SOFTEAM à l’adresse suivante : privacy@softeam.fr.

Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente

Nous vous rappelons que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) pour la France.

Contact et délégué à la protection des données

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement du groupe DOCAPOSTE – La Poste à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles.

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité et les activités de traitement des données mises en œuvre par SOFTEAM, filiale du groupe DOCAPOSTE, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits au regard de la règlementation en vigueur, veuillez contacter :

 

Par courrier :

DOCAPOSTE

Pôle PRIVACY-RGPD

45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier

94200 Ivry-sur-Seine

 

Par courriel :

privacy@softeam.fr

Modification de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée en tout ou partie, à tout moment, par SOFTEAM. Toute modification de la présente politique et des traitements de données à caractère personnel sera portée à la connaissance des prospects et clients.

Dernière mise à jour le 28/03/2025